Полезные советы по организации общего веб-пространства документов
Если вы являетесь одним из людей, кто организует рассылку, создаёт файлы и папки, планируйте свои действия: подумайте о том, каким образом рассылка будет развиваться, и о том, что она будет работать многие годы.
Вот несколько советов, чтобы не дать рассылке превратиться в бардак:
-
Если рассылка должна содержать схожие виды ресурсов за регулярные интервалы времени, выберите организацию по месяцам или годам (или любой другой период согласно вашим потребностям).
Например: если рассылка сделана, чтобы собирать работы учащихся, то эти учащиеся должны посещать занятия и делать одни и те же работы из года в год. Таким образом, может быть удобно создать в корне веб-пространства документов по одной папке на каждый учебный год: это позволит учащимся знакомиться с работами и занятиями прошлого года (в предположении, что преподаватели ограничат доступ к критичным ресурсам). Этого можно достичь через подпапки на каждое занятие или преподавателя в пределах каждой папки года.
- Если рассылка предназначена для сотрудничества всех работающих в отделе, возможно лучше выбрать организацию на основе проектов.
- Если рассылка предназначена для обмена информацией, выбирайте организацию на основе тем.
- Можно так же выбирать организацию на основе пользователей, по командам, и так далее, или даже комбинировать все эти решения!
Чтобы избегать проблем, тщательно выбирайте имена файлов и папок, публикуемых в рассылках: давайте им точные, но короткие имена и избегайте пробелов, букв за пределами ASCII, специальных символов.