Несколько правил
Отправка сообщений в рассылку накладывает на вас ответственность, как на автора. Более того, если вы отправляете сообщение в рассылку, оно будет прочитано всеми её получателями, и вам возможно придётся вести с ними диалог. Таким образом, чтобы использовать службу почтовых рассылок в рамках закона и вести себя взаимно вежливо, нужно соблюдать некоторый набор правил.
Перед тем, как начать писать в рассылку
В первые несколько дней после подписки рекомендуется всегда выделять период, чтобы осмотреться, до того как отправить первое сообщение. Это поможет собрать полезную информацию, чтобы не наделать ошибок:
- Кто может отправлять в рассылку?
- Как часто можно писать, не раздражая остальных подписчиков?
- Какие темы обсуждаются?
- Насколько терпимы отклонения от темы?
- Какой тон допустим? Разрешено ли шутить, и насколько рассылка формальна?
- Разрешено ли отправлять вложения? В каком объёме?
Некоторые рассылки требуют от подписчиков представиться перед другими участниками во время подписки, другие — в первом сообщении, отправляемом в рассылку, а в третьих (обычно в крупных рассылках) это считается бесполезным и раздражающим… Изучите использование и выберите подходящее поведение!
Приватность
Все сообщения, отправляемые в рассылку, сохраняются в архиве рассылки. Как следствие, сам факт отправки сообщения представляет собой выражение согласия на распространение и воспроизведение сообщения в архиве. Тем не менее, вы можете запросить удаление посланного вами сообщения, или напрямую в архиве рассылки (кнопка «Пометить эти сообщения для удаления»), или связавшись с владельцами рассылки.
Если вы отправляете сообщение в рассылку, то ваш адрес почты будет естественно отображаться в заголовках вашего сообщения и в архиве рассылки. Однако, если не заявлено иное, ваш почтовый адрес и другие данные, предоставленные вами в процессе подписки, не будут раскрываться каким-либо третьим лицам без вашего разрешения.
Во многих странах ваши персональные данные защищаются законодательством. Например, в США применяется Закон о неприкосновенности частной жизни от 1974 года. В Европейском Союзе применяется "Директива (EU) 2016/679 Европейского парламента и Европейского совета от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и свободном перемещении таких данных", и созданные на её основе национальные законы. Чтобы узнать больше по этой теме, свяжитесь с владельцами рассылки.
Как и в любой переписке, вы должны подписывать ваши сообщения. В профессиональных рассылках принято упоминать вместе с именем наименование вашей организации и вашей должности. Однако задумайтесь, стоит ли давать все подробности о себе (адрес, номер телефона, и прочее): они останутся доступными в любое время в архиве рассылки…
Никогда не отправляйте сведения о других людях без их предварительного явно выраженного согласия.
Положительный опыт
При отправке в рассылку вопроса принято включать обзор ранее найденных ответов.
Когда вы отвечаете на сообщение в рассылке, вам следует решить, будете ли вы отвечать в рассылку или лично. Это может зависеть от того, насколько ваш ответ интересен другим подписчикам…
Всегда используйте чётко описывающие формулировки тем в своих сообщениях. В некоторых рассылках типичные темы сообщений даже заданы заранее и рекомендуется «помечать» сообщения одной из них (типичные примеры: [сводка], [срочно], [административное], [вопрос], и так далее).
Некоторые виды сообщений недопустимы в рассылках: реклама, спам, коммерческие сообщения, предупреждения о вирусах, тестовые сообщения, политические или религиозные сообщения, мистификации, флейм, вторжения в частную жизнь, сообщения, наносящие ущерб, вводящие в заблуждение или каким-либо образом дискредитирующие, издевательские, оскорбительные, нарушающие права, расистские, непристойные или оскверняющие, поощрение дискриминации, насилия или ненависти по любой причине, противоречащие нормам морали или незаконные в каком-то другом смысле.
Неконструктивные и нелицеприятные сообщения (например, замечания об ошибках в написании) и другие личные атаки на других участников рассылки так же не приветствуются в рассылках. Если вам действительно нужно сказать кому-то что-то неприятное, гораздо лучше сделать это в личном сообщении… В большинстве рассылок так же осуждаются попытки «кормить троллей (темы или сообщения, заведомо некорректные, предназначенные чтобы провоцировать читателей).
Как правило, рассылка использует один язык для обмена между участниками. Уважайте это правило, даже если этот язык не является для Вас родным. Так же постарайтесь соблюдать основные правила грамматики и правописания, исключите «язык SMS и перепроверяйте свой текст перед отправкой сообщения!
При отправке сообщения вам может понадобиться добавить одно или несколько вложений. Однако будьте осторожны, соблюдайте несколько простых правил:
- Удостоверьтесь, что вложения допустимы в рассылке, в которую вы отправляете сообщение.
- Когда вложения разрешены, соблюдайте меру: слишком много или слишком большие вложения могут раздражать других подписчиков, например из-за переполнения их почтовых ящиков.
Если вам нужно предоставить совместный доступ к документам другим участникам рассылки, возможно имеет смысл закачать их в раздел рассылки «Общие документы».
Использование почты вообще, и для почтовых рассылок в частности, описывается набором общих правил, необходимых для поддержания культурного общения: сетевой этикет ("netiquette"). Общие принципы сетевого этикета, как и многие другие ссылки, можно найти на странице Википедии, посвящённой сетевому этикету.